Neuvottelut ovat monimutkaisia, koska ollaan tekemisissä sekä tosiasioiden että ihmisten kanssa. On selvää, että neuvottelijoiden on ennen kaikkea ymmärrettävä hyvä aihe. Heidän tulee olla tietoisia yrityksen yleisestä politiikasta, alkuneuvotteluasemasta sekä vara-asemasta.
Tietoisuus näistä seikoista ei kuitenkaan välttämättä riitä sopimukseen pääsemiseksi. Inhimillisen tekijän rooli on otettava huomioon. Neuvottelujen lähestymistapaan ja strategiaan vaikuttavat siistit, selkeät loogiset analyysit. Mutta toimijoiden henkilökohtaiset tarpeet on siksi otettava huomioon. Näitä tarpeita voivat olla ystävyyden, hyväntahtoisuuden, uskottavuuden, aseman ja auktoriteetin tunnustamisen tarve, halu tulla arvostetuksi ja ylennetyksi sekä tarve päästä aikaisemmin kotiin perjantai-iltana.
Neuvotteluja tutkineet tutkijat suosittelevat erottamaan ihmiset tosiasiasta. Lisäksi neuvotteluissa tulee käyttää epäsuoria ja persoonattomia muotoja. Lisäksi todella kovan neuvottelijan tulee olla ankara tosiasioiden suhteen, mutta pehmeä ihmisiä kohtaan.
Kieli vaihtelee myös valitun neuvottelutyylin mukaan: se voi olla joko yhteistyö- tai kilpailumuoto. Yhteistyötyyli perustuu win-win-periaatteisiin, kun molemmat osapuolet haluavat hyötyä kaupasta. Tämä tyyli hyväksytään usein yhden yrityksen sisällä tai yritysten välillä, joilla on pitkäaikaiset suhteet, kun yhteisiä tavoitteita tavoitellaan. Kilpaileva neuvottelutyyli voi olla sopiva kertasopimuksiin, kun tavoitteena on paras mahdollinen lopputulos huomioimatta tulevia suhteita ja neuvottelujen katkeamisen riskejä. Lisäksi kielestä voi tulla vihamielistä ja uhkaavaa.
Todellisuudessa neuvottelut ovat monimutkaisia yhteistyö- ja kilpailutyylejä. Menestyksekäs neuvottelu tarkoittaa neuvottelujen neljän pääkomponentin käsittelemistä: ihmiset, tosiasiat, yhteistyö ja kilpailu.
Negotiations are complex because one is dealing with both facts and people. It is clear that negotiators above all must have a good understanding of a subject. They must be aware of the company`s general policy, initial bargaining position as well as fallback position.
However, awareness of these facts may not necessarily suffice to reach the agreement. The role of human factor must be taken into account. The approach and strategy in negotiations are influenced by cool, clear logical analyses. But the personal needs of the actors must therefore be considered. These needs might include the need for friendship, goodwill, credibility, recognition of status and authority, a desire to be appreciated and promoted as well as the need to get home earlier on Friday evening.
Researches, who have studied negotiations, recommend separate people from facts. Moreover, while negotiations indirect and impersonal forms should be used. Furthermore, a really tough negotiator should be hard on the facts but soft on the people.
Language also varies according to negotiating style adopted: it can be either a co-operative or a competitive mode. Cooperative style is based on win-win principles when both parties want to benefit from the deal. This style is often accepted within one company or between companies with longstanding relations when common goals are being pursued. Competitive negotiation style can be appropriate for one-off contracts when the aim is to get the best results possible without considering future relations and risks of the breakdown of negotiations. Moreover, the language can become hostile and threatening.
In reality negotiations are a complex mode of co-operative and competitive styles. Negotiating successfully implies dealing with four main components of negotiations: people, facts, co-operation and competition.
Automaattinen käännös:
